sebagai sarana yang menunjukkan apa yang dimiliki sekelompok perpustakaan dalam bentuk majalah/terbitan berseri. Mula-mula sarana ini terutama dimanfaatkan untuk pinjam antar perpustakaan, tetapi lama kelamaan katalog induk menjadi sarana penunjang untuk berbagai kegiatan penting lain. Kini katalog induk majalah antara lain dimanfaatkan sebagai sarana pengembangan koleksi, sarana untuk mengetahui lokasi terbitan berseri tertentu, sarana pelestarian, sumber data bibliografi, dan simpul dalam sistem pinjam antar perpustakaan yang bersifat hirarkis.
Sebagai sarana atau pedoman untuk pengembangan koleksi majalah misalnya, katalog induk majalah penting untuk pengembangan dan rasionalisasi koleksi yang dikerjakan dengan sistematis, baik pada tingkat judul, maupun pada tingkat volume dan nomor. Lewat sarana ini kelemahan dan kekuatan koleksi kelompok perpustakaan dapat diketahui. Dengan demikian katalog induk membantu pustakawan dalam kegiatan seleksi maupun deseleksi, memungkinkan kerjasama dalam pengadaan, pembagian tanggung jawab atau spesialisasi, mencegah duplikasi yang tidak perlu. Dengan membandingkan dan mengevaluasi keterangan kepemilikan (holdings statements) kekosongan dalam file majalah dapat dideteksi, dan duplikasi volume-volume retrospektif dicegah. Di lain pihak juga dapat dilakukan reorganisasi koleksi majalah antar kelompok peserta dengan mengkonsolidasikan atau menggabungkan file-file majalah yang tidak lengkap sehingga jumlah file menjadi lebih sedikit, tetapi lebih lengkap.
Manfaat katalog induk sudah diakui oleh semua pustakawan, dan katalog induk di semua perpustakaan merupakan sarana yang tidak akan ketinggalan dalam berbagai kegiatan rutin. Banyak perpustakaan berpartisipasi dalam pembentukan katalog induk majalah, adakalanya sebagai kontributor yang menyumbang data, adakalanya sebagai pusat penerimaan, pengolahan dan penyusunan data yang menerbitkan katalog induk. Sayang sekali tidak semua katalog induk majalah dapat memberikan manfaat yang diharapkan, tidak semuanya bertahan hidup cukup lama. Kelompok perpustakaan yang bermaksud menerbitkan katalog induk majalah kadang-kadang kurang menyadari bahwa penyusunan katalog induk bukan pekerjaan yang mudah. Agar berhasil diperlukan komitmen yang serius dari semua fihak, karena upaya ini harus ditunjang oleh dana, tenaga, pengetahuan teknis dan pelbagai sarana lain.
Rapat kerja ini menurut hemat kami menunjukkan keseriusan pustakawan lingkungan Universitas Indonesia dalam menghadapi rencana pembuatan katalog induk majalah. Pada kesempatan ini berbagai kesulitan dan hambatan dapat diidentifikasi dan dicarikan solusinya bersama-sama, dan langkah-langkah persiapan dikoordinasikan. Untuk rapat kerja ini kami tidak menyusun suatu makalah yang penuh dengan hal yang abstrak dan teoretis, melainkan kami telah berupaya menyusun semacam pedoman atau lebih tepat checklist berisi butir-butir yang menurut hemat kami perlu dibahas bersama oleh para peserta raker ini. Mudah-mudahan masukan berupa butir-butir untuk didiskusikan ini dapat membantu peserta menyusun suatu renana yang mantap.
Pengawasan bibliografi
Keseragaman dalam standar-standar, misalnya peraturan pengatalogan serta cara penerapannya, mutlak perlu agar katalog induk dapat berfungsi sebagaimana mestinya. Untuk mengintegrasikan dalam satu file cantuman-cantuman bibliografi yang berasal dari berbagai perpustakaan, persiapan yang matang dan pembahasan semua masalah penyeragaman yang mungkin akan menjadi hambatan harus dilakukan pada tahap awal sekali.
Peraturan pengatalogan
Cantuman bibliografi semua perpustakaan yang berpartisipasi harus dibuat sesuai dengan satu standar. Untuk perpustakaan dalam lingkungan Universitas Indonesia ini berarti sesuai dengan AACR2 yang paling mutakhir, yaitu AACR2 Second Edition, 1988 Revision. Standar lain untuk terbitan berseri adalah ISBD(S) (International Standard Bibliographic Description for Serials) yang disusun oleh IFLA sebagai bagian dari program UBC (Universal Bibliographic Control). ISBD telah diintegrasikan ke dalam peraturan AACR2 Part I, sehingga perpustakaan yang membuat cantuman sesuai dengan AACR2 dengan sendirinya telah menerapkan ISBD. Namun, antara AACR2 dan ISBD(S) ada beberapa perbedaan sehingga tidaklah tepat untuk berasumsi bahwa dengan sendirinya perpustakaan yang membuat cantuman berdasarkan AACR2 dan perpustakaan yang memakai sebagai standar ISBD(S) akan menghasilkan cantuman yang sepenuhnya identik. Baik AACR2 maupun ISBD(S) telah menerbitkan edisi revisi pada tahun 1988, dan ada upaya dari fihak AACR2 untuk lebih “mendekatkan” Bab 12 pada ISBD (S), tetapi perbedaan kecil masih tetap ada.
Semua perpustakaan harus juga mengingat bahwa AACR2 adalah perangkat peraturan yang sengaja dibuat fleksibel agar dapat dipakai oleh berbagai jenis dan ukuran perpustakaan untuk menghasilkan katalog yang sesuai dengan kebutuhan perpustakaan serta pemakainya. Ada banyak sekali peraturan yang tidak wajib diterapkan, yang disebut alternative rule atau optional addition atau dimulai dengan kata optionally. Selain itu ada juga peraturan yang disertai kata atau frase seperti if appropriate, important, dan if necessary. Semua ini menandai bahwa tiap perpustakaan dapat memilih sesuai dengan kebijakan yang ingin diterapkannya. Oleh sebab itu tidak cukup apabila ada kesepakatan untuk menggunakan AACR2, perlu juga disepakati penerapan peraturan yang memungkinkan pilihan.
File pengendali (Authority files)
Untuk menjaga keseragaman perlu diciptakan suatu sistem pengendalian (authority system) untuk nama dan judul seragam yang akan digunakan sebagai titik temu (access points) dalam katalog induk. Keberhasilan sistem ini tergantung dari authority files atau file pengendali yang dibuat sesuai dengan standar dan di-update secara teratur. Pengendalian atau pengawasan (authority control) ini sangat perlu, apapun bentuk atau format fisik katalog induk. Anggapan bahwa dalam sistem yang telah terotomasi dengan katalog online pengendalian ini tidak perlu lagi adalah anggapan yang sangat keliru dan merugikan. Sistem yang sudah 100% online juga perlu authority control yang sama ketatnya dengan sistem manual, hanya saja pelaksanaannya jauh lebih mudah sebab seluruh maintenance juga dapat dilakukan secara automated.
Data bibliografi
Data bibliografi yang disajikan atau ditampilkan dalam katalog induk tergantung dari tujuan dibuatnya katalog induk tersebut. Seperti sudah dikemukakan katalog induk mempunyai berbagai fungsi. Setiap kelompok perpustakaan yang bermaksud membuat katalog induk harus sepakat mengenai tujuan dan fungsi katalog tersebut. Apakah katalog itu nanti hanya akan digunakan sebagai finding list, jadi daftar untuk mengetahui lokasi majalah tertentu, misalnya untuk pinjam antar perpustakaan, atau lebih dari itu? Data bibliografi yang akan disajikan dalam tiap entri tergantung dari keputusan berkenaan dengan fungsi katalog induk tersebut. Disamping itu perlu dipertimbangkan berbagai faktor lain, yang terpenting diantaranya ialah:
1. Kebanyakan pemakai katalog induk menggunakan katalog tsb. untuk keperluan yang disebut known-item search. Maksudnya: pemakai mencari judul, volume dan nomor tertentu yang telah diketahui / diperoleh lewat sarana lain, misalnya indeks. Katalog induk tidak dipakai untuk dilihat-lihat atau dibaca-baca (browsing) tanpa tujuan yang sudah jelas.
2. Data bibliografi dan data kepemilikan (holdings data) sama pentingnya.
3. Rangkaian data bibliografi yang panjang cenderung membingungkan, dan justru membuat data yang essensial kurang tampak.
4. Terbitan berseri ditinjau dari segi bibliografi bersifat tidak stabil sebab sering mengalami pelbagai perubahan, seperti ganti judul, badan penanggung-jawab, frekuensi, sistem penomoran, dsb. Sebab itu sebaiknya pengatalogan deskriptif terbitan berseri dibatasi pada data yang paling penting saja untuk menghindari keharusan pengatalogan ulang unsur-unsur yang tidak essensial.
5. Suatu sistem yang tidak memerlukan biaya terlampau besar untuk pemeliharaan, updating, dan pemanfaatan, adalah sistem yang paling baik untuk kerjasama yang berkelanjutan.
Dari butir-butir di atas tampak bahwa terlalu banyak informasi tidak baik, tetapi terlampau sedikit juga merugikan karena dapat menimbulkan salah identifikasi. Oleh sebab itu penyusun katalog induk harus mencari jalan tengah, penyusun harus berupaya menciptakan sarana yang berisi entri-entri yang bukan cantuman bibliografi yang terlampau lengkap, tetapi juga bukan semacam daftar lokasi saja. Sekurang-kurangnya sarana ini harus memberikan:
1. Identifikasi yang unik dan dapat diandalkan (authoritative) dari tiap terbitan berseri yang terdaftar.
2. Akses lewat semua judul dan semua badan penanggung-jawab atau badan sponsor penting.
3. Akses lewat semua nomor atau kode temu balik yang penting.
4. Penunjuk hubungan (linkage) antara judul-judul terbitan-terbitan berseri yang mengalami perubahan dalam judul maupun dalam badan penanggung-jawabnya.
5. Keterangan mengenai perpustakaan yang memiliki (holdings data).
6. Keterangan mengenai mikroform dan cetak ulang (reprints) yang dimiliki.
Agar katalog induk dapat memberikan semua yang disebut diatas, maka data bibliografi yang minimal harus disajikan adalah:
CATATAN:
· Menunjukkan riwajat terbitan berseri (hubungan antara judul sebelumnya dan judul pengganti, badan-badan yang pernah mengeluarkan, menerbitkan, mensponsori)
· Menjelaskan hal-hal khusus berkenaan dengan penomoran (perubahan), penerbitan yang terhenti, dlsb.
· Menjelaskan ada/tidaknya edisi mikroform, cetak ulang, dan variasi lain
ISSN = key-title
NOMOR-NOMOR PENGENDALI DAN TEMU BALIK LAIN YANG PENTING
Beberapa unsur data bibliografi harus mendapatkan perhatian khusus karena mempunyai peran sangat penting dalam temu balik informasi. Dari unsur tersebut yang akan dibahas berikut ini ialah: (1) Judul seragam dan (2) judul sebenarnya dan badan korporasi.
1. Judul seragam
Untuk katalog induk majalah judul seragam merupakan unsur yang sangat penting karena diperlukan untuk identifikasi judul, penyusunan file (judul seragam menjadi filing title), dan menunjukkan hubungan antar terbitan berseri.
Judul seragam dibuat apabila judul sebenarnya (title proper) suatu terbitan berseri identik dengan judul sebenarnya terbitan berseri lain dalam katalog atau pangkalan data yang sama. Untuk mengatasi konflik ini dibuatkan judul seragam yang terdiri atas judul sebenarnya dengan suatu unsur pembeda (qualifier) yang ditempatkan dalam tanda kurung di belakang judul sebenarnya. Unsur pembeda dipilih menurut urutan preferensi berikut:
1. Badan korporasi
2. Tempat
3. Tanggal
4. Tempat dan tanggal atau badan korporasi dan tanggal
Bagaimana memilih unsur pembeda, serta bentuk unsur pembeda, tidak akan dibahas disini, sebab untuk ini sudah ada peraturan yang cukup jelas. Pada kesempatan ini penulis hanya ingin menekankan pentingnya judul seragam ini, sebab dalam katalog induk kemungkinan akan ada konflik yang ditimbulkan judul yang sama bertambah besar. Pasti akan ada puluhan judul tidak khas atau generik. Tanpa judul seragam identifikasi terbitan berseri jenis ini akan menjadi sangat sulit, atau bahkan mustahil. Pengamatan sepintas menunjukkan bahwa kebanyakan perpustakaan di Indonesia masih kurang memperhatikan pembuatan judul seragam ini. Mungkin hal ini terasa kurang penting untuk katalog lokal (katalog dari hanya satu tempat/perpustakaan) sebab jumlah terbitan berseri yang dimiliki kecil dan dengan demikian judul yang sama tidak seberapa banyak, namun untuk katalog induk kelalaian dalam hal ini akan berakibat fatal.
2. Judul sebenarnya dan badan korporasi
Terbitan berseri sering berubah judul atau berganti badan penanggung-jawab atau penerbit. Untuk mengatasi masalah-masalah yang timbul karena perubahan ini perlu ditetapkan suatu kebijakan yang konsisten yang diterapkan di semua perpustakaan yang ikut serta dalam pembuatan katalog induk. Ada tiga prinsip yang selama ini digunakan dalam menangani kasus perubahan, yaitu:
1. Deskripsi berdasarkan judul pertama (earliest entry cataloging).
2. Deskripsi berdasarkan judul terakhir (latest entry cataloging)
3. Deskripsi untuk tiap judul baru (successive entry cataloging)
Diskusi mengenai metode mana yang paling baik hingga kini masih berlanjut. Demikianlah misalnya pendukung prinsip atau metode ke-3 berpendapat bahwa metode ini paling baik sebab ada persamaan antara judul yang digunakan pemakai dalam penelusuran dan judul dalam entri katalog sehingga pemakai tidak bingung. Sebaliknya ada yang berpendapat bahwa metode ini sangat merepotkan sebab:
1. Setiap kali judul sebenarnya berubah, suatu cantuman bibliografi baru harus dibuat.
2. Jika entri untuk terbitan berseri ada pada badan korporasi, dan badan tersebut berganti nama, suatu cantuman baru harus dibuat.
3. Jika entri untuk terbitan berseri ada pada badan korporasi dan tanggung jawab beralih ke badan lain, maka perlu dibuatkan cantuman baru.
4. Perubahan kadang-kadang hanya berlaku untuk periode yang singkat atau menyangkut hal yang kurang penting, sehingga pembuatan cantuman baru terasa sebagai pekerjaan yang kurang bermanfaat.
Dengan kemajuan teknologi sebetulnya kelemahan yang inheren pada setiap metode dapat diatasi, namun masalah pilihan metode masih tetap penting untuk dibicarakan dalam kelompok perpustakaan yang akan membuat katalog induk agar tidak terjadi kekacauan dan keraguan. Dengan sendirinya hanya satu metode saja yang dapat dianut oleh semua peserta.
Data kepemilikan (holdings data)
Keterangan mengenai judul, volume, dan nomor yang dimiliki perpustakaan sama pentingnya dengan data bibliografi. Agar keterangan kepemilikan (holdings statement) selalu up-to-date, akurat dan konsisten, maka dua faktor perlu diperhatikan:
1. Di tiap instansi harus ditunjuk petugas yang mampu mengumpulkan data dengan teratur agar selalu menunjukkan situasi mutakhir, dan di tempat katalog induk disusun harus ada petugas yang dapat mengkoordinasikan dan meng-update semua data sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
2. Penggunaan suatu standar untuk data dan unsur yang harus dikumpulkan.
Prinsip-prinsip umum
Sebagai prinsip umum dapat dikemukakan bahwa keterangan kepemilikan harus dikumpulkan di bawah satu bentuk judul dan hanya menunjukkan milik perpustakaan yang terwakili oleh deskripsi bibliografi tersebut. Catatan kepemilikan harus bersifat positif, artinya menyebut apa yang dimiliki, bukan apa yang tidak ada, dinyatakan dengan ringkas namun lengkap dengan mengindikasikan kekosongan (gaps) dan volume atau tahun-tahun yang tidak lengkap. Jika ada lebih dari satu edisi dari suatu terbitan berseri, maka untuk tiap edisi harus ada cantuman bibliografi tersendiri dan keterangan kepemilikan tersendiri untuk misalnya edisi asli, edisi mikro atau edisi cetak ulang.
Data minimal untuk pengawasan kepemilikan (holdings control)
Ada 3 jenis data yang perlu dicantumkan dalam katalog induk:
1. Nama perpustakaan yang memiliki terbitan berseri dan lokasi perpustakaan
2. Cakupan milik masing-masing perpustakaan, dinyatakan dengan menggunakan sistem penomoran atau kronologi yang digunakan penerbit.
3. Catatan yang memberi penjelasan tambahan mengenai keadaan koleksi milik tiap perpustakaan.
Data ini harus disajikan dalam urutan yang diberikan di atas dan dalam bentuk yang dengan mudah dapat dibaca dan diinterpretasikan dengan cepat.
Identifikasi perpustakaan dan lokasi
Nama perpustakaan yang ikut serta biasanya diwakili oleh lambang huruf atau lambang alfanumerik. Sepengetahuan penulis belum ada standar internasional untuk kode atau lambang ini. Ada baiknya jika diupayakan suatu sistem lambang nasional, yang digunakan oleh semua perpustakaan di satu negara.
Lambang yang digunakan sebaiknya mempunyai makna, bersifat mnemonik, terdiri atas unsur yang menandai lokasi geografi, dan tipe perpustakaan, serta dapat diolah dengan komputer. Tiap lambang juga harus singkat, unik dan tidak menimbulkan keraguan.
Keterangan lengkap tentang perpustakaan yang terwakili oleh lambang-lambang tersebut harus diberikan dalam Pengantar, termasuk cara menghubungi dan syarat-syarat lain yang harus dipenuhi untuk dapat memanfaatkan koleksi perpustakaan tersebut.
Cakupan milik perpustakaaan
Kebanyakan terbitan berseri mempunyai baik penanda urutan numerik maupun penanda kronologis yang dapat digunakan untuk penyusunan, pencatatan dan untuk mensitir. Ada pula jenis terbitan berseri tertentu yang lazimnya hanya berpenanda urutan kronologis seperti laporan tahunan dan surat kabar. Sistem penandaan yang pada umumnya digunakan untuk menyatakan cakupan koleksi masing-masing perpustakaan biasanya adalah penanda numerik, sebab sistem ini memungkinkan presisi yang lebih tinggi. Cakupan berupa penanda kronologi dapat ditambahkan untuk membantu pemakai yang mempunyai sitasi berupa tanggal.
Data kepemilikan enumeratif
Selain data cakupan koleksi yang bersifat komprehensif, untuk koleksi tertentu perlu perincian lebih lanjut. Data ini dapat diberikan tanpa diawali istilah atau singkatan istilah seperti seri, volume atau nomor apabila penanda numerik atau kronologi telah dicantumkan dalam daerah ke-3 dari deskripsi bibliografi berdasarkan AACR2.
Data kronologis
Jika koleksi milik perpustakaan dideskripsikan dengan menggunakan penanda numerik, tanggal atau tahun awal saja yang perlu dicantumkan untuk terbitan berseri yang masih current (masih terbit), sedangkan untuk terbitan berseri yang telah berhenti terbit dicatat tahun awal dan akhirnya.
Data retensi
Tidak semua perpustakaan menyimpan semua majalah yang mereka miliki secara permanen. Ada berbagai alasan mengapa judul tertentu setelah waktu tertentu dikeluarkan dari koleksi. Terbitan tsb. mungkin tidak cukup penting untuk perpustakaan ybs. sebab bidang subyek kurang sesuai, sifat terbitan (hiburan, misalnya) atau ruangan penyimpanan terbatas. Keterangan ini biasanya menjelaskan kebijakan sebagai berikut:
1. Perpustakaan hanya menyimpan nomor terbaru.
2. Perpustakaan menyimpan terbitan berseri ybs selama jangka waktu tertentu.
Keterangan bisa bersifat tidak spesifik, bisa bersifat spesifik. Contoh keterangan yang non-spesifik adalah misalnya contoh (a) dan (b), sedangkan contoh spesifik ialah contoh (c) s/d (g):
a) Hanya nomor terbaru yang disimpan
b) Disimpan sampai edisi mikroform diterima
c) Tidak disimpan
d) Hanya X nomor terbaru disimpan
e) Hanya X bulan terakhir dismpan
f) Hanya X tahun terakhir dismpan
g) Hanya X edisi terakhir disimpan
Selain keterangan di atas adakalanya perlu keterangan tambahan mengenai koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan. Keterangan ini hendaknya dibatasi pada keterangan yang benar-benar penting untuk disampaikan pada masyarakat luas, dan diberikan dalam bentuk seringkas mungkin.
Susunan dan penyajian
Tiap edisi suatu katalog induk harus diberi pengantar yang dapat membantu pemakai memanfaatkan katalog induk tsb. seefisien mungkin. Pengantar ini harus lengkap dan berdiri sendiri, artinya dapat digunakan tanpa melihat pengantar edisi-edisi sebelumnya. Semua informasi harus di-update dengan teratur.
Dalam Pengantar harus diberikan penjelasan tentang:
1. Tujuan, fungsi, dan kelompok pemakai sasaran untuk katalog tsb.
2. Cakupan: dengan keterangan mengenai kebijakan berkenaan dengan hal-hal yang dimuat dan yang tidak dimuat.
3. Frekuensi
4. Susunan
5. Sistem filing (disertai contoh-contoh).
6. Kebijakan pengatalogan (disertai contoh-contoh) yang a.l. mencakup:
a) standar-standar: pilihan tajuk entri, bentuk tajuk entri, singkatan judul
b) kebijakan berkaitan dengan perubahan judul dan/atau badan korporasi penanggung jawab
c) tabel romanisasi, termasuk modifikasi lokal
d) pendekatan subyek, apabila ada, disertai garis besar pengelompokan subyek
e) indeks dan alat bantu akses lain
7. Terminologi khusus dan singkatan-singkatan yang digunakan
8. Sistem pencatatan milik perpustakaan (holdings system)
9. Lambang-lambang perpustakaan yang berpartisipasi, dengan nama lengkap, alamat nomor telpon, telex, fax, dsb. Sedapat mungkin juga disertai kebijakan peminjaman dan fotokopi yang berlaku di tiap instansi.
10. Keterangan tentang jasa dan produk-produk yang dapat diperoleh dari pangkalan data terbitan berseri yang dikelola oleh perpustakaan atau badan lain yang mengelola katalog induk
contoh-contoh entri disertai penjelasan tentang tiap unsur entri.
Sistem filing
Agar katalog dapat dengan mudah dan cepat digunakan, sistem filing harus difahami. Sistem ini, serta semua kebijakan berkaitan dengannya seperti acuan, acuan silang, harus dijelaskan dalam Pengantar, dilengkapi dengan contoh-contoh.
Susunan
Susunan yang paling praktis, baik bagi penyusun maupun pemakai, adalah susunan berabjad berdasarkan judul. Titik temu (access point) lain, seperti misalnya badan korporasi, diberikan lewat indeks-indeks, acuan atau entri tambahan.
Indeks
Indeks perlu untuk memberikan pendekatan ganda. Karena susunan utama katalog biasanya adalah abjad judul, maka indeks yang sudah pasti akan sangat berguna ialah indeks badan korporasi dan indeks ISSN yang dilengkapi dengan “key-title”.
Pendekatan subyek
Manfaat pendekatan subyek untuk katalog induk majalah diragukan sebab kebanyakan pemakai menggunakan katalog induk untuk mencari lokasi majalah yang memuat artikel tertentu, tidak untuk mengetahui judul-judul terbitan berseri bidang subyek tertentu. Pendekatan subyek perlu untuk satuan yang lebih kecil seperti artikel, laporan, dsb. yang dimuat dalam majalah, bukan untuk majalahnya sendiri.
Tanggung-jawab team editor dan para kontributor
Pembuatan katalog induk adalah usaha bersama yang hanya akan berhasil apabila ada pembagian tanggung-jawab yang jelas antara team editor dan para kontributor.
Tanggung jawab team editor
Perlu ada team editor yang terdiri atas staf perpustakaan yang mempunyai latar belakang pendidikan profesional serta pengalaman yang sesuai, sehingga mereka mampu mengedit baik data bibliografi maupun data kepemilikan, bertanggung-jawab atas pengawasan penerapan standar, menjaga ketaatazasan dan keakuratan, dan mampu melaksanakan pengendalian mutu (quality control) terhadap semua aspek penyusunan katalog induk. Secara lebih rinci tanggung jawab para editor di pusat adalah:
1. Design sistem, penentuan spesifikasi dan pilihan perangkat lunak dan keras yang sesuai.
2. Perumusan dan pemeliharaan (maintenance) kebijakan editorial tertulis yang rinci yang mencakup cakupan, peraturan pengatalogan dan prosedur lain, serta standar untuk holdings.
3. Penentuan dan pemantauan standar kuantitas dan kualitas untuk data bibliografi dan holdings yang diperlukan dari para peserta, serta aplikasi standar dan prosedur yang seragam di seluruh jaringan.
4. Penciptaan, pengelolaan dan pemeliharaan pangkalan data.
5. Penyusunan dan pemeliharaan sistem filing yang baik.
6. Pembuatan dan pemeliharaan jajaran atau file pengendali (authority files) untuk nama badan korporasi dan geografi, judul seragam, dan lambang-lambang institusi (perpustakaan).
7. Pembuatan, penyebaran, dan pemeliharaan pedoman untuk penyuntingan, kode-kode, dan prosedur-prosedur intern.
8. Persiapan, penyebaran dan pemeliharaan semua dokumentasi yang harus dibagikan pada para kontributor, termasuk petunjuk untuk melaporkan data, definisi-definisi, standar-standar yang harus diikuti, lembaran kerja (worksheet), dan contoh-contoh.
9. Pengaturan jadual pertemuan dengan staf instansi yang berpartisipasi, lokakarya, dan pelatihan.
10. Penjadualan dan pengaturan masukan dari masing-masing kontributor dan sistem follow-up agar cantuman-cantuman akurat dan up-to-date.
11. Pelatihan staf editorial di pusat agar staf mampu menginterpretasi dan menyeragamkan laporan (masukan) dari para kontributor.
12. Verifikasi dan pengesahan (authentication) semua data bibliografi yang diterima, berdasarkan bahan aslinya sendiri, pengganti, atau sumber data bibliografi yang kualitasnya terjamin.
13. Konsolidasi dan penyuntingan semua data bibliografi yang diterima tentang satu terbitan berseri menjadi satu cantuman yang komprehensif, konsisten dan up-to-date untuk terbitan tersebut.
14. Pemeriksaan semua laporan tentang holdings yang diterima, agar sesuai dengan standar-standar, dan penyuntingan data tsb. menjadi entri yang mudah dibaca dan difahami, termasuk penyesuaian yang perlu berdasarkan kebijakan yang berlaku untuk perubahan judul.
15. Penyusunan dan pengiriman daftar masalah ke perpustakaan yang berpartisipasi untuk pengecekan atau verifikasi lebih lanjut, atau koreksi bila perlu.
16. Organisasi semua data menjadi satu susunan yang terpadu yang dapat ditelusuri lewat semua titik temu yang penting.
17. Pemeriksaan master file (proof-reading) untuk mendeteksi kesalahan, duplikasi, dan gangguan lainnya, sebelum penyusunan bentuk akhir.
18. Produksi katalog induk dalam format yang dikehendaki, disertai penjelasan yang memadai.
19. Publikasi dan distribusi edisi tercetak, mikroform, dsb., termasuk penyerahan kopi deposit pada badan bibliografi nasional.
Tanggung jawab para kontributor
Tiap perpustakaan yang berpartisipasi hendaknya menunjuk seorang pustakawan yang berpengalaman di bidang pengelolaan dan pengolahan koleksi terbitan berseri sebagai koordinator yang akan mengawasi pengumpulan dan pengiriman data. Pustakawan ini harus mengawasi pelaksanaan instruksi dari team editor pusat, menjaga mutu pada tingkat institusi. Metode pengiriman data bibliografi dan holdings bervariasi, dari dari kartu, daftar ketikan, lembar kerja standar yang dibagikan oleh pusat, atau tape/disket berisi data terbacakan mesin (machine readable data), atau lebih canggih lagi: masukan online. Tidak kurang pentingnya adalah komitmen instansi yang berpartisipasi dalam bentuk dana untuk membiayai partisipasinya secara kontinu.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar